Helppo muistisääntö tavoiteltaessa onnistunutta toteutusta on muistaa kolmen (3) T:n strategia; Tavoitteet, Toimenpiteet ja Tulokset!
Mikä on tapahtumasi tavoite? Miten se vaikuttaa tapahtuman viestintään?
Tapahtuman tekninen toteutus vie usein suurimman huomion ja itse tapahtuman tavoitteiden määrittely voidaan ohittaa hyvinkin kevyesti. Tapahtuman viestinnän ja vuorovaikutuksen osalta tavoitteellisuus unohtuu valitettavan usein ja huomio keskittyy lähinnä teknisten kysymysten ratkaisemiseen. Tapahtuma tulisi nähdä kuitenkin enemmän prosessina, joka alkaa paljon ennen tapahtumaa ja jatkuu myös tapahtuman jälkeen, toistuakseen ehkä jälleen uuden tapahtuman muodossa. Tämä edellyttää aktiivista viestintää, jossa sosiaalisen median mahdollisuudet ovat nykypäivänä keskeiset, varsinkin jos tapahtuman kohderyhmä on tavoitettavissa sosiaalisen median verkostoissa.
Sosiaalisen median käyttö on jakaantunut usean ”valtamedian” kesken ja tärkeää on huomioida oman tapahtuman kohdeyleisön käyttäytyminen eri some-kanavissa. Amiandon 1 tekemän tutkimuksen mukaan 78% tapahtumanjärjestäjistä käyttää Facebookia osana tapahtumamarkkinointiaan, 56% Twitteriä ja 49% LinkedIniä. Vain 17% vastaajista käytti Instagramia, mutta kuvapalvelun käyttö markkinoinnissa kasvaa huimaa vauhtia. Sosiaalisen median palvelut täydentävät tapahtuman kokonaisviestintää ja rakentavat parempaa osallistujakokemusta.
Tapahtuman aikana sosiaalisen median käyttöön on jo totuttu. Sosiaalisen median lisäksi tapahtumissa voidaan käyttää myös muita perinteisiä viestintäkanavia (tekstiviestit ja verkkopalvelut), jotka tarjoavat mahdollisuuden anonyymiin osallistumisen tai toimivat rinnakkaiskanavina tapahtumapaikoilla, joissa ei ole riittäviä data-palveluita isojen yleisöjen käyttöön.
Vuorovaikutus tapahtumassa
Tapahtuman aikainen vuorovaikutus voidaan jakaa kahteen eri lohkoon; tapahtuman sisäisenä vuorovaikutuksena osallistujien ja esiintyjien välillä ja sosiaalisessa mediassa läsnä olevien vuorovaikutuksena. Molemmat vuorovaikutuksen muodot sisältävät omia erityispiirteitä, jotka vaikuttavat osallistumiskanavien valintaan, miten vuorovaikutus näkyy tapahtumapaikalla ja verkossa, ja miten tapahtuman juonto ja yleisön ohjeistus tapahtuu.
Sosiaalisen median hyödyntämisessä on kuitenkin vielä myös paljon kehittämistä ja hyöty-näkökulmasta asiaa on syytä tarkistella välillä myös hiukan kriittisemmin. Esimerkkinä, twiittien näyttäminen yleisölle valkokankaalla ei teknisesti ole vaikeaa, mutta kuinka siitä voidaan saada mahdollisimman suuri höyty irti?
Sosiaalinen media tarjoaa oivalliset mahdollisuudet verkostoitumiseen ja tapahtuman teemaan liittyvän keskustelun ylläpitoon myös tapahtuman ulkopuolella, mutta mahdollisuuksia ei ole hyödynnetty vielä kovin tehokkaasti. Ennakkotehtävien, henkilökohtaisten palautepyyntöjen ja osallistujaviestien käyttö on tuottanut positiivisia palautteita myös organisaatioiden sisäisissä tapahtumissa; yleisön valmius heittäytyä tapahtuman teemaan ja vuorovaikutusta ja avoimuutta korostava ilmapiiri lisää osallistumisaktiivisuutta ja kasvattaa yleisön synnyttämää sisältöä.
Mistä aloitan? Mitkä ovat tärkeimmät pointit ja kikat?
Muodosta tapahtumasi viestinnälle selkeät tavoitteet, jotka tukevat tapahtuman tavoitteiden toteutumista. Huomioi kohderyhmäsi ja valitse käyttöön ne kanavat, joissa tavoitat kohdeyleisösi parhaiten. Valitse tapahtumallesi tunniste, joka erottuu, mutta on toisaalta myös yksiselitteinen; muutaman kirjaimen sisältävät lyhenteet toimivat harvoin ja keskusteluun kertyy teemaan kuulumatonta ”kohinaa”. Myös vuosiluvun käyttö on usein turhaa ja pienentää käytettävissä olevaa merkkimäärää.
Tapahtuman aikana keskustelun ja kommentit voi helposti siirtää esimerkiksi Twitteriin. Heijastamalla twiitit kaikkien näkyville innostat ja rohkaiset yleisöäsi aktiiviseen keskusteluun! Puhujat pystyvät kätevästi nostamaan feediltä polttavimmat puheenaiheet ja vastaamaan yleisön esittämiin kysymyksiin. Voit myös elävöittää keskustelua esimerkiksi kilpailuin vaikkapa Twitterin kautta.
Aloita keskustelu valitsemallasi hashtagilla ja muista ylläpitää keskustelua ennen tapahtumaa. Lisää kuvia ja videoita ja moninkertaista jaettujen statuspäivitysten tai twiittien määrä. Livetweetit ovat myös arvokasta palautetta sekä tapahtumanjärjestäjille että puhujille. Huomioi tweetvirta uudelleentwiittaamalla parhaimmat twiitit ja vastaamalla kysymyksiin sekä muista kiittää keskusteluun osallistuneita.
Instagramissa voit lisätä kuvia tapahtumapaikastasi, puhujista ja tapahtumamateriaaleista jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Muista käyttää osuvia hashtageja ja jaa visuaalisesti näyttävää sisältöä. Liitä kuvaustekstiin lyhennetty linkki joko tapahtumasivustolle tai tapahtuman Facebook-eventiin, tai lisää linkki Instagram-profiilisi kuvaustekstiin tapahtumamarkkinoinnin ajaksi. Myös Instagram-feedin voi heijastaa tapahtuman aikana vaikkapa valkokankaalle.
Hyödynnä sosiaalista mediaa myös tapahtumasi jälkeen – kerää palautetta ja kerro tapahtumastasi osallistujien kuvien, twiittien ja kommenttien avulla.
Jaa omat kokemuksesi aihepiiristä alla olevaan kommenttikenttään!
Lue lisää Someseinän käytöstä tapahtumissa: www.viestiseina.fi