Mistään ydinfysiikasta ei vuorovaikutuksen kehittämisessä ole kyse. Muutamilla helpoilla keinoilla ja etukäteen suunnittelemalla saat osallistujat luomaan itselleen elämyksiä ja tapahtumallesi positiivista viidakkorumpua. Tässä viisi vinkkiä, joiden avulla onnistut.
1) Aseta tavoite, tee suunnitelma ja sitouta viestinnällä
Usein yleisön vuorovaikutuksen ja osallistamisen suunnittelu unohtuu muun tapahtumajärjestelyn jalkoihin, tai se tulee esille hyvin lähellä tapahtumaa. Toki nopeat liikkeet ovat näyttäviä, mutta aina parempi, jos vuorovaikutuksen rooli on mukana jo tapahtuman ohjelmaa suunniteltaessa. Toisaalta tiiviskään ohjelma ei estä yleisön osallistamista, mutta tällöin käytettävissä olevat keinot ovat rajalliset. Vuorovaikutukselle asetetut tavoitteet ohjaavat tekemään päätöksiä varsinaisista keinoista ja tarvittavasta tekniikasta. Mikäli yleisöllä on merkittävä rooli tapahtuman sisällön tuottamisessa, saattaa esille tulla tarve myös juonnon vahvistamiselle; erilaiset apujuontajat / sometoimittajat on koettu arvokkaiksi apureiksi varsinaisen juontajan saadessa keskittyessä täysin omaan rooliinsa.
2) Ohjeista ja aktivoi esimerkillä
Vuorovaikutuksen käynnistämisessä tärkein vaihe on aina tapahtuman alku. Mikäli käytössä on esim. Viestiseinä, seinälle tulee syntyä keskustelua heti tapahtuman alussa, jotta yleisö ymmärtää oman roolinsa tapahtuman sisällön ja keskustelun tuottamisessa. Järjestäjien tulee olla tarvittaessa itse aktiivisena käynnistämässä ja kenties myös johdattelemassa keskustelua toivottuun suuntaan. Varmista, että osallistumiskeinot ovat yleisöllä hyvin tiedossa, eikä niiden toistaminen tapahtuman aikana ole koskaan pahitteeksi. Kerro, mitä yleisöltä toivotaan (keskustelua, kysymyksiä, ideointia) ja millä tavoin yleisö voi osallistua (puheenvuorot, Viestiseinä, some, hästägit). Nämä unohtuvat nopeasti, joten varmista, että ohjeet ovat selvästi esillä koko tapahtuman ajan.
Jään rikkomiseksi kannattaa tapahtuman alussa suorittaa osallistumisen ”testiajo”. Esitä yleisölle kysymys tai asia, johon pyydät kaikilta osallistujilta vastausta tai mielipidettä, vapaamuotoisella viestillä tai vastauksena gallup-kysymykseen. Gallup-kysymyksestä syntyvän grafiikan avulla voi juontaja juontaa esimerkiksi seuraavan aiheen tai ensimmäisessä kysymyksessä voidaan myös kartoittaa yleisön odotuksia ja profiloida paikalla olevaa yleisöä eri tekijöiden kautta. Tämän voit esittää joko kysymyksenä, johon vastataan vapaamuotoisesti tai gallup-kysymyksen muodossa, jolloin vastauksista syntyy grafiikka. Ensimmäisellä kerralla yleisölle kannattaa toistaa osallistumisohjetta ja antaa riittävästi aikaa, jotta mahdollisimman suuri osa yleisöstä ehtii oman vastauksensa lähettää ja tällä tavoin helpottaa seuraavalla kerralla osallistumista.
3) Tarjoa osallistavaa sisältöä läpi tapahtuman
Jotta vuorovaikutteinen osallistuminen jatkuisi koko tapahtuman ajan, täytyy yleisöä aktivoida ja kannustaa koko tapahtuman ajan. Äänestykset ja gallupit, keskustelut ja kysymykset ovat myös hyvä tapa rytmittää tapahtuman kulkua. Pelkästään passiivisesti kuunnellessa keskittyminen herpaantuu nopeasti – aktivoimalla yleisöäsi sopivin väliajoin tuet myös osallistujien keskittymistä ja muistamista ja autat heitä saamaan tapahtumastasi parhaat mahdolliset opit. Muista kuitenkin aina miettiä sisältö yleisön näkökulmasta. Jos istuisit itse katsomossa, minkälaisia asioita olisit valmis jakamaan omalla nimimerkilläsi tai some-tililläsi?
4) Luo vuorovaikutteinen keskustelu yleisön ja tapahtumanjärjestäjän välillä
Tapahtuman vuorovaikutus on tehokkainta silloin kun se on monisuuntaista. Sen sijaan, että osallistujat viestisivät vain keskenään, myös tapahtuman järjestäjän on syytä osallistua aktiivisesti keskusteluun. Vastaa yleisöltä tulleisiin kysymyksiin reaaliaikaisesti, ruoki keskustelua hiljaisempina hetkinä ja ohjaa takaisin ydinaiheeseen silloin kun keskustelu on lähdössä sivuteille. On tärkeää miettiä etukäteen, minkälaisia kysymyksiä ja palautetta otetaan vastaan ja käsitellään julkisesti ja mihin vedetään raja. Viestiseinää käyttäessäsi voit moderoida keskustelua ja valikoida minkälaiset kommentit otetaan näkyville tai valikoidaanko suuresta viestimäärästä esimerkiksi vain viisi parasta kysymystä puhujalle vastattavaksi.
5) Jatka keskustelua myös tapahtuman jälkeen
Tapahtuman päätyttyä kaikki uusi tieto on yleisöllä mielen päällä ja aulat täyttää usein innostunut pulina. Hyödynnä tätä tilannetta ja kannusta yleisö jatkamaan aktiivista keskustelua myös tapahtuman jälkeen. Jotta onnistut tässä, on osallistujille ilmoitettava selkeästi ennen tapahtuman loppua, missä keskustelua voi myöhemmin jatkaa. Voit helpottaa tapahtuman jälkeistä keskustelua jakamalla sinne valmiiksi tapahtuman aikana esiin nousseet kysymykset ja vastaukset. Viestiseinää käyttäessäsi saat kaikki viestit ja äänestystulokset sinulle tallennettavassa muodossa toimitettuna tai saman tien nappia painamalla. Tapahtuman jälkeisen keskustelun aktivoinnissa aikaviiveellä on merkittävä rooli. Ideat ja ajatukset ovat mielessä nyt – jos keskustelu aukeaa viikon päästä, ovat ne jo päässet unohtumaan. Kaikki tapahtuman aikainen ja jälkeinen keskustelu toimii arvokkaana jälkimarkkinointina, sekä palautekanavana. Hyvin toteutettuna se säästää sekä aikaa että resursseja.
